Hantering och regler av personuppgifter för Almenäs Koloniförening
Dataskyddsförordningen, GDPR, trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte tidigare PUL (personuppgiftslagen). Den nya förordningen ställer högre krav på hur personuppgifter hanteras av föreningen och ger medlemmen rätt att få information om vilka uppgifter som finns registrerade.
Medlemsregister
Föreningen har ett digitalt medlemsregister med följande personuppgifter:
Namn, adress, telefon- och/eller mobilnummer, e-postadress, lottnummer, information kring bygglov och generell information om lotten i fråga, så som huruvida man får bygga på lotten, eventuella anmärkningar och dylikt.
Dessa uppgifter används av föreningen för medlemsutskick, kallelser, information och för att kunna driva föreningen enligt de lagar och regler som kommer med vår arrendering av marken. Utöver medlemsregistret finns också en utskickslista med e-postadresser som styrelsen använder vid diverse massutskick inför t.ex. arbetsdagar, viktiga nyheter och liknande. Då medlemmen utträder ur föreningen tas uppgifterna bort inom 30 dagar.
Styrelsen utser en registeransvarig vars uppgift är att föra in uppgifter enligt ovan, uppdatera ändringar, ta bort personuppgifter som inte är aktuella. I övrigt delges uppgifter endast genom myndighetsbeslut som t.ex. till skatteverket.
Ostrukturerade datauppgifter
Föreningen gör i och med införandet av GDPR en genomgång av vilka personuppgifter som finns publicerade på hemsida och/eller i gamla register för att säkerställa att inga uppgifter finns där utan medlemmens samtycke.
Medlemsavtal/nyttjanderättsavtal/arrendeavtal
Föreningen förvarar arrendeavtalen med medlemmarna i ett fysiskt register med följande personuppgifter: Namn, adress, telefon- och/eller mobilnummer, e-postadress, personnummer, lottnummer.
Styrelsen utser en ansvarig vars uppgift är att tillse att dessa avtal hålls i säkert förvar samt att överlåtelser registreras och gamla avtal makuleras.
Då dessa avtal är juridiska dokument som vid överlåtelse av nyttjanderättsavtal kräver särskild hantering, kvarstår överlåtarens uppgifter fram till att ny avtalsperiod börjar gälla.
Vid eventuell tvist mellan föreningen och medlemmen kan kopia på avtal hanteras av juridiskt ombud för föreningen.
Medlemmens rätt
Medlemmen har rätt att få ta del av de uppgifter som finns registrerade, och rätt att få dessa borttagna då de är inaktuella. Medlemmen har rätt att överklaga till Datainspektionen.